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感謝メールとは？重要とされる理由や作成する際のポイント、基本構成について徹底解説！
目次
ビジネスシーンでは、相手に感謝している意持ちを伝えることも多くあり、対面の場合はすぐにお礼の言葉を伝えられるものの、メールで伝えることもあるでしょう。
感謝メールを作成しようとしている方の中には「本当に必要なの？丁寧に伝えるにはどこを意識すれば良いのか分からない」
このような悩みを抱えている方が多くいます。
当記事ではこのような課題を解決していきます！
記事を最後まで読んでいただければ、感謝メールの重要な理由やメール作成時のポイントについて理解していただけますかと思いますので、ぜひ最後までお付き合い下さい。
ビジネスでの感謝メールが重要な理由
ビジネスで感謝メールが重要な理由は、以下2つです。
信頼関係が構築できる
感謝メールは、仕事をする上で顧客やパートナーと信頼関係を構築するために重要な役割を担っています。
感謝メールにより感謝の気持ちを受け取れることにより、顧客やパートナーは相手が自分との仕事に関して真面目に取り組んでいることを感じてもらえます。
その結果、相手から信頼を得られ、将来的に取引や協力してもらえる可能性を上げることが可能です。
また、感謝メールが送られてきた相手も、感謝していると分かる返信や感謝メールを返すことにより、より関係性を深めていくことが可能です。
相手の立場になって考えれば分かるかと思いますが、真剣に取り組んでいることや、感謝の気持ちを伝えられて嫌な気持ちになる人はいないでしょう。
そのため、相手と信頼関係を構築するためにも、感謝メールは必ず送るべきです。
ただ送っても意味はない
前述したように感謝メールを相手に送ることはとても大切なことですが、ただ送っても意味はありません。
感謝メールを送る際は、表現や内容にも十分注意する必要があります。
失礼のない正しい言葉を使用し、相手にしっかりと感謝を伝えることがメールの目的です。
まずは、相手がどんな協力を自分にしてくれたのか、どんな面で自分は感謝したのかといった具体的な行動などに対する感謝を振り返り、気持ちが伝わるように意識しましょう。
また、自分が協力してもらったことで相手に対しどんな感情を抱いたか、影響があったのか、自分が感じたことを率直に伝えることもポイントです。
ただ感謝の言葉を送るのではなく、相手に対し自分が感じたことを率直に伝えることにより、さらに深い信頼関係が構築できます。
さらに、表現や言葉遣いにも配慮することが大切です。
丁寧な敬語を使用し、相手の貢献や立場を考え尊重した言葉を使うようにしましょう。
冷たい印象を持たれてしまわないよう注意し、相手が温かさを感じられる感謝の言葉を選ぶことが大切です。
感謝メールには、相手に対し感謝していることを伝えるのみならず、より関係性を深くできる力があります。
丁寧で適切な言葉や表現を使用し、自分が相手に感謝している気持ちが十分に伝えられることで、徐々に相手と絆を深めることが可能です。
感謝メールを送信する際に注意すること
感謝メールを送信する際に注意することは、以下3つです。
感謝メールを送信するタイミング
取引先に訪問する際や打ち合わせを終えた後は、感謝メールを作成し送ることが一般的なマナーです。
感謝メールを送信するタイミングにも気を付ける必要があり、午前中のうちに完了している件に対する感謝メールは、その日の夕方までに作成し送るようにしましょう。
また、午後や夕方以降に終わった件であれば、翌日の就業を開始する前後の時間に送信するのが最適です。
ここで重要なポイントは、できるだけ早く感謝メールを作成し送るということです。
感謝メールは送る早さも非常に重要になります。
感謝を伝えたい出来事が何日も前の場合、相手側に疑問を抱かせてしまう可能性が高いです。
相手によっては「忘れていたのかな？」と感じてしまう場合もあります。
実際、出来事の当日に感謝メールを送る人は多くなく、早くメールを送ることで、他のライバル人材と差別化が可能です。
そのため、感謝メールを送る際はできるだけ時間を空けず、早いうちに送るようにしましょう。
難しい表現を使用しこだわって時間がかかってしまうよりも、言葉遣いに注意しつつ相手の記憶が鮮明なうちに送信するのがおすすめです。
次の機会に繋げる
感謝メールは、送信して終了ではなく、次の機会に繋げる意識を持つことが大切です。
感謝している気持ちだけでなく、今後さらに関係性を深めたいという思いをこめて作るようにしましょう。
また、メールのみならず直接会う機会があれば、口頭でも感謝していることを伝えることが大切です。
上司や同僚のような同じ会社で顔を合わせることがあれば、できる限りメールではなく直接感謝していることを伝えましょう。
CCとBCCの設定に注意する
基本的に感謝メールでは、「To」を使用し一人ひとりに向けて送信するようにしましょう。
また、上司に確認してもらうなどの理由でCCやBCCを使用したい際にも注意が必要になります。
感謝メールを送信する相手と上司の面識がなかったり、関係性が希薄だったりする場合は、BCCを使用した方が良いケースもあります。
CCやBCCは、状況応じて慎重に使い分けるようにしましょう。
感謝メールを作成する際のポイント
感謝メールを作成する際のポイントは、以下6つです。
件名は簡潔に分かりやすく
件名は、ビジネスにおけるメールで注意するポイントです。
誰から、何のことに関するメールなのかを一目で判断できる件名にする必要があります。
はじめて会った相手や、関係性の浅い相手の場合、自分の会社名または名前を記載するのがおすすめです。
会社名や名前を記載することにより、相手はどんな用事で誰から送られてきたメールなのかが一目で分かるため、メールを見落としてしまったり、不審メールだと思い削除されたりしてしまうリスクが防げます。
件名で「先日はありがとうございました」と記載されているメールを良く見かけますが、この件名は良くありません。
先日といっても何日の話か分からない可能性があるだけでなく、何に関するお礼なのか、誰から送られてきたメールなのか判断できません。
もしかすると、感謝メールを送ろうとしている相手は、他の人からも複数感謝メールが届くような人の場合もあります。
そのような場合は、さらに相手はどの件に対するお礼なのか、誰からのお礼なのかが判断できないため注意しましょう。
「取り急ぎ」を使用しない
「取り急ぎ」という言葉は、ビジネスにおけるメールでよく見るものですが、取り急ぎの意味は「とりあえず急いで」のため、状況によっては「取り急ぎ」を失礼と感じられてしまう可能性もあります。
使用している人も多いし大丈夫だろうと思い安易に使うのではなく、その言葉が持つ意味までしっかりと理解した上で、使用する言葉を選ぶことが大切です。
他の用件は記載しない
感謝メールを送信する際は、複数の用件を記載しないのもビジネスにおけるマナーです。
一度のメールでいくつもの用件を伝えてしまうと、相手によっては見落としてしまったり、混乱してしまったりする可能性があります。
そのため、感謝メールを送信する際には、感謝していることだけを伝え、その他の重要な連絡に関しては別にメールを送信しましょう。
定型文になりすぎないように作成する
感謝メールを送信するのは、できるだけ速い方がいいと解説しましたが、速さばかり優先してしまい、誰でも作成できるような定型文を送信するのは避けるようにしましょう。
文中は、感謝を伝えたい日にあったことや感想、印象的なエピソードを入れ相手のために作成したメールだと分かるように強調して下さい。
それにより、相手に自分との思い出を思い出してもらい、いい印象となる可能性が高められます。
また、他の人がメールを定型文で送信する中、自分だけが当日の出来事などにふれ、独自のメールが作成できれば、その差から相手に好印象を抱いてもらえる可能性が高いです。
少し手間を感じてしまいますが、作成することでデメリットになることはなく、将来的に大きな差につながります。
相手と距離感にあったメールを意識する
感謝メールを作成する相手は、上司や部下、取引先などさまざまです。
感謝メールは届ける相手次第で、距離感を考慮し作成することが大切です。
距離感の近い上司とビジネス上の取引先とでは、感謝メールでのお礼の表現が大きく異なります。
初対面の相手に向けて、感謝メールを送信する際は、初めて会ったことを念頭に置きメールを作る必要があります。
距離感を間違えてしまうと、相手に失礼な人と捉えられてしまう可能性もありますので、十分注意しましょう。
できるだけ具体的に内容を伝える
感謝メールでは、ただ単に「ありがとうございました」だけでは、なかなか相手に気持ちは伝わりません。
どんなできごとに対する感謝の気持ちなのか判断できるよう、できるだけ具体的に内容を伝えることが大切です。
お力添えにより、〇〇できるようになりました、といったように相手にとって感謝している内容が分かりやすいメールを意識し作成しましょう。
感謝メールを書く構成
感謝メールを書く構成は、以下5つです。
冒頭挨拶
相手の名前、役職に対し敬意を払い、〇〇様の形式でメールを始めるのが一般的方です。
冒頭挨拶は相手と自分が置かれている状況や関係性により適切に選択する必要があります。
例えば、仕事上の相手に向けて作成する際は丁寧な表現で伝え、距離感の近い相手や友人にはかたくるしくないものを使います。
名前を伝える
名前をしっかりと伝えることは、どんなメールであれ大切な要素です。
自分の名前を相手が覚えていない状況や、初対面の状況でも、しっかりと自分の名前を伝えることにより相手に安心してもらえます。
しっかりと記載すれば、受け取った相手は誰から届いたものなのか、ひと目で判断可能です。
また、ビジネスにおいては、所属している会社や役職も名前と一緒にメールに書くことで、信頼性や重要性も分かりやすくなるため、意識して下さい。
感謝を伝える
一番伝えたいことは、感謝している内容です。
相手に何のことに関して感謝を伝えるのか、できるだけ具体的に記載しましょう。
相手から受けたアドバイスやサポートが自分にどんな効果をもたらしたのか明確に感謝を伝えることがポイントです。
具体的にアドバイスしてもらえたことで順調にプロジェクトが進み、結果として良い成果が出せた場合、その効果や成果に対して具体的に記載し、相手が貢献してくれたこと対し感謝の気持ち伝えることが大切です。
自分の言葉で、明確にエピソードや事例を伝えることにより、受け取った相手は自分がしたアドバイスやサポートが実際に相手のためになったと感じやすくなります。
他に関連した要件がある場合は伝える
感謝メールを作成する中で、他に関連した要件または依頼したいことなどがあれば、タイミングを意識し伝えることが大切です。
例えば、引き続き関係が続くのであれば、次の打ち合わせ日程や連絡する予定、次の段階に関係した相談などがあれば、感謝メールの文脈に対し違和感なく伝えるのがポイントです。
しかし、感謝メールそのものは、感謝を伝えることが最優先ですので、要件を伝える場合には、感謝していることを優先に伝えるよう意識しながら、最適なタイミングで行うことが大切になります。
結びの言葉
感謝メールでは、最後に結びの言葉を記載する必要があります。
結びの言葉は感謝メールの文脈や相手との関係性により変わる場合があります。
ビジネスにおいては、メールを送る目的や関係性により、最適な結びの言葉を使用することが大切です。
例えば、メールを送る相手と信頼関係が構築されていれば、今後も指導していただきたい表現を使用することにより、関係を継続したいことを伝えることが可能です。
また、結びの言葉を記載した後に自分の名前および連絡先を記載することで、相手が自分に連絡や返信をしやすくなり、必要な際にコミュニケーションが取れるため必ず記載するようにしましょう。
感謝メールで使用できるフレーズ集
感謝メールで使用するフレーズは、シンプルな「ありがとうございます。」以外にも、さまざまな表現の仕方があります。
感謝を伝える目的は同じですが、相手により感謝を伝える表現を適切なものにしなければ、感謝している気持ちをしっかりと伝えられないこともあります。
相手との距離感で適切な感謝の気持ちを伝えるフレーズを使用するためにも、フレーズの種類を多く知っておきましょう。
感謝の言葉
感謝のフレーズでは、「重ねてお礼申し上げます」「ありがたくお礼申しあげます」「○○いただきありがとうございます」といったフレーズが一般的です。
どのフレーズも感謝していることを伝えるフレーズですが、置かれている状況や送る相手次第で使用方法が異なるため、距離感に適したフレーズを使う必要があります。
少しラフな伝え方では「○○いただき」のフレーズが使われます。
感謝したいできごとから、さほど時間が経っていなければメールで「その節は」「先日は」などの言葉を使用することにより、時間的な幅を持たせることが可能です。
例えば、親しい上司に向けて何か指導してもらったことに関し感謝メールを作成する際は、「〇〇に関してご指導いただき」といったように書きましょう。
「重ねて」のフレーズには、繰り返して感謝の言葉を使用することにより、感謝している気持ちをより強く伝える力があります。
そのため、より相手に強い感謝の気持ちを伝えたい時に使用しましょう。
明確に内容を表現するフレーズ
感謝のフレーズでは、内容を明確に伝えつつ感謝の気持ちを伝えた方が、相手に感謝の気持ちが伝わりやすいです。
自分に対し相手が気を使ってくれたり、配慮してくれたりした場合は、「お気遣いくださり」といった感謝のフレーズを使用します。
その他にも、「ご愛顧を賜り」「貴重なお時間をいただき」「お心配りいただき」といったフレーズなどさまざまです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
感謝メールを上手く利用することには、信頼関係が構築できるメリットがあります。
感謝メールの作成では、相手に適した感謝の表現を使用するためにも、ある程度の専門的な知識が必要です。
しかし、最適な感謝メールを作成できれば、他の人と差別化でき好印象を相手に持ってもらうことが可能です。
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感謝や御礼目的のメールでデジタルギフトを利用することで、質の高い感謝メールにより相手と信頼関係の構築ができる可能性を上げられるかと思いますので、ぜひ一度検討してみて下さい。